Gode varemerker gjør store ting med Dokobit

Finn ut hvordan de mest vellykkede kundene bygger opp digitale prosesser med Dokobit.

Rimi Lietuva er en butikkkjede med ca 3300 ansatte. For tiden er det 75 Rimi-butikker i forskjellige størrelser i Litauen. Butikken betjener mer enn 3 millioner kunder hver dag.

“Sammen med partnerne våre, Dokobit, som best hadde dekket våre behov og høye sikkerhetskrav, implementerte vi problemfritt en kvalifisert e-signeringsfunksjonalitet til Rimis dokumenthåndteringssystem i alle baltiske stater.”

Asta Rekštienė, Head of Legal Department at Rimi Baltics

Utfordring

Signering av dokumenter med e-signatur under pandemi for alle typer virksomheter, inkludert butikkjeder, har blitt mer kritisk enn noen gang. Etter hvert som arbeidet i økende grad flyttet inn i hjem og kontorer, begynte Rimi Lietuva å implementere moderne dokumenthåndteringsverktøy og bruke kvalifiserte e-signaturer. Derfor, når de begynte å jobbe hjemmefra, har signering av dokumenter med e-signatur blitt ekstremt praktisk både i selskapet og med leverandører og forretningspartnere. Selv om dokumenthåndteringsverktøyet hadde blitt implementert før karantene, har den epidemiologiske situasjonen og hjemmearbeid påskyndet ytterligere endringer.

Løsning

Unødvendig å si at under pandemien har avanserte dokumenthåndteringssystemer blitt til “det nye sorte” – flere og flere prosesser blir automatisert i dag. Et av hovedkriteriene som hjalp Rimi Lietuva med å velge Dokobit-partnere var det høye nivået av sikkerhet, bekvemmelighet og smidighet, og at løsningen fungerer i alle baltiske stater. Rimi Lietuva bruker Dokobit til å signere dokumenter med kvalifisert e-signatur med bedriftsleverandører og partnere, samt inni selskapet.

Resultat

For å sikre en smidig overgang til signering med kvalifiserte e-signaturer, har de interne endringene i Rimi Lietuvas organisasjon blitt implementert gradvis. Til å begynne med ble prosessen implementert i de baltiske kommersielle avdelingene som sikrer vareforsyningen og antakelig signerer flest kontrakter med leverandører. Gradvis har innovasjon begynt å bli introdusert i andre sektorer av organisasjonen. Digital transformasjon har gjort det mulig for Rimi Lietuva å ta de beste avgjørelsene, forbedre e-signeringsfunksjonaliteten deres og raskt gjøre endringer.

Rimi Lietuvas ansatte aksepterte raskt endringen da de oppdaget bekvemmeligheten av prosessen. Når dokumenter er signert med en gyldig e-signatur, er det ikke nødvendig å skrive ut dokument, samle inn fysiske signaturer og sende kontrakter med post eller bud, noe som så langt har forlenget tiden for signering av kontrakter. Nå er det mye enklere – dokumenter kan signeres hvor som helst og på bare noen få minutter. Selskapet er glad for at forretningspartnerne som kontraktene inngås med, også har vært villige til å akseptere denne endringen og bruker e-signeringsfunksjonalitet.

Dessuten er e-signering en bærekraftig løsning som sparer papir som vanligvis brukes til å skrive ut dokumenter. Siden implementeringen av innovasjonen har Rimi Lietuva allerede klart å oppnå tilfredsstillende resultater – på kort tid har papirutskriften gått ned med 63 %. Denne løsningen sparte hele 257 kilo papir – 54 000 sider.