Organizacijos auga kartu su „Dokobit“

Susipažink su sėkmingomis organizacijomis, kurios savo skaitmeninių procesų valdymui pasirinko „Dokobit“.

„Rimi Lietuva“ – mažmeninės prekybos tinklas, kuriame dirba apie 3300 darbuotojų. Šiuo metu Lietuvoje veikia 75 „Rimi“ įvairaus masto parduotuvės. Kiekvieną dieną parduotuvė aptarnauja daugiau nei 3 milijonus pirkėjų.

„Pasirašant dokumentus kvalifikuotu el. parašu nereikia spausdinti dokumento, rinkti fizinių parašų ir siųsti sutarčių paštu ar per kurjerius, kas iki tol išties prailgindavo sutarčių pasirašymo laiką. Dabar – viskas daug paprasčiau. Pasirašyti dokumentą galima dirbant iš bet kurios vietos vos per kelias minutes.“

Asta Rekštienė, teisės skyriaus vadovė

Iššūkis

Pandemijos metu dokumentų pasirašymas el. būdu tapo kaip niekad svarbus įvairaus pobūdžio verslams, tarp jų – ir mažmeninės prekybos tinklams. Darbo procesams persikėlus į nuotolį, bendrovė „Rimi Lietuva“ dar iki karantino pradėjo diegti modernius dokumentų valdymo įrankius bei naudoti kvalifikuotą el. parašą. Todėl pradėjus dirbti iš namų pasirašyti dokumentus el. parašu tiek įmonės viduje, tiek su tiekėjais bei verslo partneriais tapo itin patogu. Nors dokumentų valdymo įrankiai buvo diegiami dar iki karantino, epidemiologinė situacija ir darbas iš namų pokyčius išties paspartino.

Sprendimas

Ne be reikalo karantino bei pandemijos akivaizdoje buvo pasirinktos pažangios dokumentų valdymo sistemos – procesai vis dažniau tapo nuotoliniais. Vieni pagrindinių kriterijų, padėjusių „Rimi Lietuva“ pasirinkti partnerius „Dokobit“, buvo aukštas saugumo lygis, operacijų patogumas bei sklandumas, o taip pat tai, kad sprendimas veikia visose Baltijos šalyse. Kompanija „Rimi Lietuva“ „Dokobit“ naudoja dokumentų pasirašymui kvalifikuotu el. parašu su verslo tiekėjais ir partneriais bei įmonės viduje.

Rezultatas

Siekiant užtikrinti sklandų perėjimą prie kvalifikuoto el. parašo, pokyčiai „Rimi Lietuva“ organizacijos viduje buvo vykdomi palaipsniui. Pirmiausiai el. pasirašymas pradėtas įgyvendinti Baltijos šalių komercijos skyriuose, kurie užtikrina prekių tiekimą ir pasirašo bene daugiausiai sutarčių su tiekėjais. Palaipsniui naujovė pradėta diegti ir kituose organizacijos sektoriuose. Tai leido priimti geriausius sprendimus, tobulinti el. pasirašymo funkcionalumą ir operatyviai įvesti reikiamus pokyčius.

„Rimi Lietuva“ darbuotojai greitai priėmė pokytį supratę, kad tai išties patogu. Pasirašant dokumentus kvalifikuotu el. parašu nereikia spausdinti dokumento, rinkti fizinių parašų ir siųsti sutarčių paštu ar per kurjerius, kas iki tol išties prailgindavo sutarčių pasirašymo laiką. Dabar – viskas daug paprasčiau. Pasirašyti dokumentą galima dirbant iš bet kurios vietos vos per kelias minutes. Bendrovė džiaugiasi, kad ir verslo partneriai, su kuriais yra sudaromos sutartys, noriai priėmė šį pokytį ir naudojasi el. pasirašymo funkcionalumu.

Be to, el. pasirašymas yra tvarus sprendimas, leidžiantis sutaupyti dokumentų spausdinimui reikalingą popierių. Nuo naujovės diegimų „Rimi Lietuva“ jau pavyko pasiekti džiuginančių rezultatų – per itin trumpą laiką popieriaus spausdinimas sumažėjo 63%. Toks sprendimas leido sutaupyti net 257 kilogramus popieriaus – 54 000 puslapių.