Organizacijos auga kartu su „Dokobit“

Susipažink su sėkmingomis organizacijomis, kurios savo skaitmeninių procesų valdymui pasirinko „Dokobit“.

„Maisto bankas“ – labdaros ir paramos fondas, renkantis paramą maistu ir dalinantis ją nepasiturinčiais žmonėmis besirūpinančioms organizacijoms. Organizacijos misija – bendradarbiaujant su maisto gamintojais ir prekybininkais siekti, kad tinkamas vartoti maistas nebūtų išmetamas, bet pasiektų nepritekliuje gyvenančiųjų stalą.

„Iki šiol norint surinkti padalinių darbuotojų parašus kartais tekdavo naudotis kurjerių, siuntų paslaugomis, tad dokumento pasirašymas užtrukdavo ne vieną dieną. Dabar visi pasirašyti bendrą dokumentą galime kur kas greičiau nei per valandą.“

Simonas Gurevičius, „Maisto bankas“ vadovas

Iššūkis

„Maisto banko“ misija yra kova su maisto švaistymu. Surinkdami atliekantį maistą ir jį perduodami sunkiau gyvenantiems žmonėms, jie ne tik pagerina žmonių kasdienybę, tačiau stipriai prisideda prie aplinkos tausojimo – sutaupo CO2 emisijų, vandens, prisideda, kad į aplinką patektų mažiau šiltnamio efektą sukeliančių metano dujų. Nors „Maisto banko“ tiesioginis darbas – saugoti maistą, tačiau jie siekia, kad visi procesai būtų kuo tvaresni, palankesni aplinkai ir naudotų kuo mažiau resursų.

Vienas iš iššūkių – didelis kiekis biure sunaudojamo popieriaus, nuolatos spausdinamų, skenuojamų, kopijuojamų ir siunčiamų dokumentų. O prasidėjus pandemijai ir komandai persikėlus dirbti iš namų, ypač dideliu iššūkiu tapo dokumentų pasirašymas ranka.

Organizacija džiaugiasi suradusi „Dokobit“ sprendimą, kuris padėjo ne tik pagreitinti kasdienius procesus, bet ir taupiau nau­­­doti popieriaus resursus.

Sprendimas

„Maisto bankas“ ieškojo sistemos, kuria nesunkiai galėtų išmokti naudotis įvairių kompetencijų darbuotojai. Pagrindiniai kriterijai – nesudėtingas prisijungimas, paprastas ir aiškus turinys ir jo valdymas, galimybė naudotis sistema nedarant jokių papildomų intervencijų organizacijos vidinėse programose, sistemose.

Rezultatas

„Maisto bankas“ „Dokobit“ naudoja įvairių sutarčių pasirašymui (su partneriais, savanoriais, rėmėjais), pasirašydami atostogų prašymus „Dokobit“ portalą sėkmingai naudoja daugelis organizacijos darbuotojų, taip pat pasirašinėjami įvairūs vidiniai įsakymai ir tvarkos.

Pradėjus naudoti „Dokobit“ pagreitėjo administraciniai procesai. „Dokobit“ sprendimas ypač pagreitino darbą tarp Vilniuje, Kaune, Šiauliuose, Klaipėdoje ir Panevėžyje veikiančių organizacijos padalinių. Iki šiol norint surinkti padalinių darbuotojų parašus kartais tekdavo naudotis kurjerių, siuntų paslaugomis, tad dokumento pasirašymas užtrukdavo ne vieną dieną. Dabar visi pasirašyti bendrą dokumentą visi gali greičiau nei per valandą.