Organizacijos auga kartu su „Dokobit“

Susipažink su sėkmingomis organizacijomis, kurios savo skaitmeninių procesų valdymui pasirinko „Dokobit“.

„Rent Vilnius“ – santykinai maža įmonė, teikianti investicijų į nekilnojamąjį turtą nuomai ir nuomojamo būsto administravimo paslaugas. Ji perima iš būsto savininkų visus su nuoma ir turto priežiūra susijusius darbus: randa tinkamiausią butą investicijai, atrenka nuomininkus, rūpinasi turto remontu, priežiūra, sprendžia nuomininkams kilusias problemas, surenka iš jų nuompinigius, komunalinius mokesčius ir kt.

Iššūkis

Verslas, užsiimantis būsto valdymu ir administravimu, susiduria su nemažai popierizmo – dokumentų skaičiai per mėnesį gali svyruoti nuo kelių dešimčių iki kelių šimtų.

Vienas didžiausių įmonės iššūkių kyla tuomet, kai būsto savininkai, perkantys administravimo paslaugą gyvena ne Lietuvoje. Visas procesas pradeda sudėtingėti – visi dokumentai tvarkomi nuotoliniu būdu arba tik tuomet, kai savininkas grįžta į Lietuvą. Natūralu, kad procesai užsitęsia arba kai kuriais atvejais būstų savininkai net nusprendžia paslaugos atsisakyti ir būstą palikti nenuomojamą, taip prarasdami papildomas pajamas.

Siekis supaprastinti dokumentų tvarkymo procesus su užsienyje gyvenančiais būsto savininkais bei sumažinti jų dalyvavimą nuomos procese iki minimumo paskatino bendrovę ieškoti atitinkamo sprendimo. Taip jų kelyje atsirado „Dokobit“.

Sprendimas

Šiandien „Dokobit“ portalą „Rent Vilnius“ naudoja pasirašydami sutartis su klientais, sudarydami nuomos sutartis, fiksuodami būsto būklę, pasirašydami įgaliojimus darbuotojams ir atostogų prašymus, taip pat – sąskaitas. Per mėnesį smulkiai įmonei susidaro apie 44 dokumentai.

Rezultatas

Įmonė, perkėlus visus procesus į „Dokobit“ per pusę metų spėjo įsitikinti, kad sprendimas buvo daugiau nei teisingas. Viskas iš tiesų pasikeitė – sutaupomas laikas, išlaidos spausdinimui ir siuntimui bei supaprastintas specifinių dokumentų patvirtinimas dėl būsto būklės fiksavimo. Nuo šiol užtenka visas skaitmenines nuotraukas sukelti į vieną dokumentą, įkelti į portalą ir uždėti el. parašą. Skaičiai rodo, kad per mėnesį sutaupoma suma siekia mažiausiai 137 eurus, o penkerių metų perspektyvoje susidaro daugiau nei 8 tūkst. eurų! Smulkiam ir vidutiniam verslui tai – nemaži pinigai, ypač įvertinus, kad jie įprastai išleidžiami paprasčiausiam dokumentų pasirašymui.

El. parašas ir „Dokobit“ bendrovei taip pat padėjo pasiekti emigravusius lietuvius, būstų savininkus, gyvenančius ne tik Vilniuje, o atsiradus naujoms auditorijoms, pardavimai vos per pusmetį išaugo 20 proc.

Pačiam „Rent Vilnius“ šis sprendimas padėjo atsikratyti popierizmo ir optimizuoti vidinius procesus – dokumentus dabar galima ne tik greičiau pasirašyti, bet ir juos tvarkingai saugoti vienoje vietoje.