Saulės spektras – tarptautinė skaitmeninės rinkodaros agentūra jau daugiau nei tris dešimtmečius siūlanti efektyvius reklamos internete sprendimus lietuviškam smulkiam ir vidutiniam verslui. Kompanija teikia verslo informacijos portalų, SEO ir publikacijų, interneto svetainių kūrimo ir optimizavimo, reklamos internete, socialiniuose tinkluose paslaugas. Įmonė taip pat valdo www.info.lt, www.statyba.lt, www.auto.lt, www.turizmas.lt, www.medicina.lt verslo informacijos portalus.

„Pasirašymo procesas tapo greitas ir visiškai automatizuotas. Turime galimybę realiu laiku matyti dokumentų būseną be papildomo rankinio darbo.“

Saulius Markevičius, „Saulės spektras“ IT skyriaus vadovas

Iššūkis

Reklamos ir skaitmeninės rinkodaros įmonės kasdien susiduria su poreikiu dirbti operatyviai, sklandžiai ir lanksčiai. Dirbant su šimtais klientų ir tūkstančiais dokumentų per metus, net ir nedidelis trukdis pasirašymo procese gali lemti vėlavimus ar papildomą administracinį krūvį. Tradiciniai dokumentų pasirašymo būdai – rankinis siuntimas, atskira komunikacija ir neautomatizuotas stebėjimas – sunkiai atliepia šiuolaikinių verslo poreikius.

Turėdama aiškų tikslą optimizuoti ir modernizuoti dokumentų valdymo procesus, įmonė ėmėsi ieškoti sprendimo, kuris leistų integruoti pasirašymą tiesiai į savo valdomus įrankius. Norėjosi sprendimo, kuris ne tik automatizuotų sutarčių siuntimą, bet ir suteiktų galimybę realiu laiku stebėti jų pasirašymo būklę – viskas vienoje vietoje, be papildomo rankinio darbo.

Sprendimas

Siekiant supaprastinti ir automatizuoti sutarčių pasirašymo procesą, „Saulės spektras“ integravo „Dokobit Universal API“ į savo valdomą portalą http://info.lt. Sukūrus sutartį administracinėje zonoje, ji vienu paspaudimu siunčiama klientui pasirašyti per „Dokobit“ sprendimą. Be to, įgyvendintas funkcionalumas, leidžiantis įmonės vidinėje sistemoje peržiūrėti siunčiamų dokumentų pasirašymo būseną pagal datą ar mėnesį. Techninės pagalbos komanda suteikė gaires, kaip sklandžiai integruoti būsenų atvaizdavimą vidinėje sistemoje, konsultavo viso diegimo proceso metu ir greitai atsakydavo į rūpimus klausimus.

Rezultatas

Reklamos ir skaitmeninės rinkodaros agentūra „Saulės spektras“ nuo 2024 metų pradžios naudoja „Dokobit Universal API“, kad skaitmenizuotų ir pagreitintų sutarčių pasirašymo procesą. Sprendimas integruotas tiesiai į vidinį portalą, todėl dokumentai klientams siunčiami vienu paspaudimu, o jų pasirašymo eiga stebima realiu laiku.

Šiandien agentūra efektyviai valdo kelis tūkstančius sutarčių per metus atsisakiusi rankinio dokumentų siuntimo. Automatizuotas procesas sumažino klaidų tikimybę, pagreitino bendradarbiavimą su klientais ir leido komandai sutelkti dėmesį į kūrybinius bei strateginius projektus. Dokumentų pasirašymo eiga tapo skaidri ir lengvai valdoma, o rezultatai atvaizduojami tiesiogiai įmonės administracinėje zonoje.