Neues im Dokobit-Portal und in der App

Entdecken Sie unseren neuen und verbesserten Bereich für den Dokumenten-Upload!

Februar 2025

Wenn Sie sich kürzlich im Portal angemeldet und versucht haben, ein neues Dokument hochzuladen, sind Ihnen vielleicht einige spannende Änderungen in unserem Upload-Bereich aufgefallen.

Obwohl das neue Design optisch ansprechend ist, liegt der eigentliche Fokus dieser Updates auf der Funktionalität. Wir haben den Workflow für den Dokumenten-Upload intuitiver und schneller gestaltet, sodass Sie noch einfacher Teilnehmende hinzufügen und Einladungsmethoden anpassen können.

Und hier ist die Funktion, auf die Sie alle gewartet haben... (Trommelwirbel, bitte): Sie können nun für jede teilnehmende Person eine eigene Sprache auswählen!

Ja, Sie haben richtig gelesen! Ab sofort lässt sich die Benachrichtigungssprache für jeden Teilnehmenden individuell festlegen. Wenn beispielsweise einer Ihrer Kunden aus Estland und ein anderer aus Norwegen stammt, können Sie jeweils die entsprechende Sprache wählen. Diese erhalten dann ihre E-Mail-Einladungen auf Estnisch bzw. Norwegisch, während Sie das Portal weiterhin in Ihrer bevorzugten Sprache nutzen. Auf diese Funktion wurde lange gewartet, und wir sind überzeugt: Das Warten hat sich gelohnt!

Zusätzlich haben Sie nun die Möglichkeit zu wählen, wie Ihre Teilnehmenden über die Signaturanfrage informiert werden sollen – per E-Mail oder SMS*. Während SMS in einigen Ländern vielleicht nicht die gängigste Option ist, stellt sie in anderen den primären Kommunikationskanal dar. Ab sofort können Sie je nach Präferenz entscheiden, wie Sie Ihre Teilnehmenden benachrichtigen, um Signaturen noch schneller und effizienter einzuholen.

Wir hoffen, dass diese Verbesserungen Ihre Abläufe noch reibungsloser und effizienter machen. Vielen Dank, dass Sie sich für Dokobit entschieden haben!
*Diese Funktion ist für Business- und Enterprise-Nutzer verfügbar.

Einführung der Verwaltung von Signaturmethoden

Juli 2024

Die Verwaltung von Signaturmethoden kann komplex sein, insbesondere wenn Sie mit Parteien aus verschiedenen Ländern zusammenarbeiten. Vor diesem Hintergrund führen wir ein detailliertes Verwaltungsmodul für Signaturmethoden ein. Dort können Sie das spezifische Signaturniveau und die Methode auswählen sowie festlegen, ob videobasierte Signaturoptionen zulässig sind.

Dieses Update erleichtert sowohl Dokumenteneigentümern als auch Konto-Administratoren von Unternehmen die Arbeit – Sie können nun festlegen, ob die Signaturoptionen auf Dokumentenebene geändert werden dürfen. Hier sind einige Beispiele dafür, wie das funktioniert:

• Der Konto-Administrator von Unternehmen XYZ erlaubt ausschließlich Signaturen auf dem höchsten Sicherheitsniveau (QES) und nutzt lokale Signatur-Tools, um zusätzliche Kosten zu vermeiden. Er lässt das Überschreiben dieser Einstellungen auf Dokumentenebene nicht zu.
• Der Konto-Administrator von Unternehmen ABC holt Fortgeschrittene und Qualifizierte elektronische Signaturen (FES und QES) ein und erlaubt videobasierte Signaturen. Durch Aktivieren des Kontrollkästchens „Überschreiben zulassen“ ermöglicht er jedem Dokumenteneigentümer selbst zu entscheiden, welche Signaturarten zulässig sind.

Wenn Sie Konto-Administrator sind, definieren Sie Ihre bevorzugten Signaturmethoden in den Einstellungen unter den Standardoptionen. Sie können diese Einstellungen beim Hochladen oder Bearbeiten jedes Dokuments anpassen.

Wenn Sie nicht Teil des Teams sind, ist diese Verbesserung dennoch nützlich. Das neue Bearbeitungsmodul wird Ihnen beim Hochladen oder Bearbeiten von Dokumenten angezeigt und ermöglicht es Ihnen, Ihre bevorzugten Methoden auf Dokumentenebene zu ändern.

Unsere Nutzungsstatistiken in einem völlig neuen Design!

Juni 2024

Die Überwachung von Nutzungsstatistiken ist für jeden Konto-Administrator entscheidend – und das ist jetzt noch einfacher geworden! Unsere überarbeitete Statistikseite präsentiert sich in einem neuen Design, durch das die wichtigsten Informationen noch schneller zu erfassen sind.

Außerdem haben wir intuitivere Auswahlfelder für Daten und Benutzer sowie eine Aufschlüsselung der Signaturen nach E-Signatur-Tool und der Validierungen nach Sicherheitsniveau integriert. Diese Verbesserungen bieten Ihnen einen klareren Überblick über Ihre kommende Abrechnung, ohne dass Sie Excel-Tabellen exportieren müssen.

Da elektronische Siegel (E-Siegel) in modernen Unternehmen zunehmend zum Standard werden, haben wir zudem einen Zähler für E-Siegel hinzugefügt, damit Sie die Nutzung durch Ihr Team besser im Blick behalten. 

Mehr Effizienz durch den Upload mehrerer PDFs

April 2024

Wenn Sie es gewohnt sind, mehrere Dokumente gleichzeitig hochzuladen oder zu signieren, wird diese Funktion Ihre Dokumentenverarbeitung grundlegend verändern!

Bisher mussten Sie mehrere Dateien einzeln hochladen. Das bedeutete wiederkehrende Aufgaben für den Absender und eine Vielzahl von E-Mail-Einladungen für den Unterzeichner. Damit ist nun Schluss!

Sie können jetzt in einem einzigen Schritt mehrere PDF-Dokumente hochladen, Ihre Präferenzen festlegen, Teilnehmende hinzufügen und die Dokumente teilen. Der Empfänger wird dabei nicht mehr mit zahlreichen E-Mails überhäuft. Stattdessen erhält er eine einzige Einladung und kann die Dokumente in einem nahtlosen Workflow signieren.

Der Signaturprozess erfordert, dass zunächst alle Dokumente geprüft und anschließend nacheinander signiert werden, ohne dass Prüf- oder Öffnungsschritte wiederholt werden müssen. Mit anderen Worten: Sobald ein Dokument signiert ist, lädt das System automatisch das Signaturfenster für das nächste. Um den Vorgang abzuschließen und den Status „Signiert“ zu erhalten, müssen alle Dokumente in diesem Stapel signiert werden.

Was passiert, wenn ich mit einem der Dokumente nicht einverstanden bin?
Sie müssen zunächst alle Dokumente prüfen. Sind Sie mit einem davon nicht einverstanden, sollten Sie den Signaturprozess nicht starten. Lehnen Sie stattdessen die Signatur ab und teilen Sie dem Dokumenteneigentümer mit, welche Änderungen erforderlich sind. Starten Sie den Signaturvorgang erst, wenn Sie mit allen Dokumenten im Stapel einverstanden sind.

Wer kann die Funktion für den Mehrfach-Upload nutzen?
Es handelt sich hierbei um eine Funktion der kostenpflichtigen Tarife. Das bedeutet, dass jeder mit einem Professional-, Business- oder Enterprise-Konto dieses Feature nutzen kann. Es ergänzt den Funktionsumfang dieser Tarife perfekt: Signieren Sie mit Partnern aus anderen Ländern, ermöglichen Sie Nutzern das Signieren ohne Registrierung eines Dokobit-Kontos, nutzen Sie Fristen, Erinnerungen und vieles mehr! Klicken Sie hier für einen detaillierten Tarifvergleich.

Was ist der Unterschied zwischen dem Hochladen mehrerer PDFs und der Stapelsignatur (Batch Signing)?
Das Hochladen und Signieren mehrerer PDFs steht jedem Nutzer eines kostenpflichtigen Kontos zur Verfügung und funktioniert mit jeder regulären Signaturmethode. Die Stapelsignatur hingegen ist ein spezifischer Prozess, der nur mit bestimmten Smartcards, ID-Karten und USB-Token funktioniert. Wenn Sie noch nie von solchen Signaturmethoden gehört haben, ist es für Sie höchstwahrscheinlich weitaus unkomplizierter, Ihre gewohnte Signaturmethode zu nutzen. Sind Sie sich unsicher, welche Methoden Dokobit in Ihrem Markt unterstützt? Klicken Sie hier, um es herauszufinden.

Grenzenlos signieren mit unserer Mobile App

November 2023

Die Mobile App „Dokobit by Signicat“ hat umfangreiche Updates erhalten – alles für ein schnelleres und bequemeres Signieren. Das erwartet Sie in der aktualisierten App-Version:

• Verbesserte Benutzeroberfläche für die Dokumentenansicht – zeigen Sie eine Vorschau des Dokuments an und finden Sie alle Teilnehmerinformationen übersichtlich in einem separaten Tab;
• Workflow-Sichtbarkeit – verfolgen Sie bei einem festgelegten Workflow den Fortschritt, ohne sich im Portal einloggen zu müssen;
• Signieren mit SMS-OTP – eine neue Signaturmethode, die bisher nur im Portal verfügbar war. Profitieren Sie von einer nutzerfreundlichen Signaturerfahrung für Dokumente mit geringerem Haftungsrisiko;
• Die Mobile App unterstützt jetzt alle EWR-Staaten. Willkommen und viel Spaß beim Signieren!

Sie haben die Mobile App noch nicht ausprobiert? Dann verpassen Sie großartige Funktionen wie das Scannen und Signieren von Dokumenten, Echtzeit-Benachrichtigungen zum Dokumentenstatus und vieles mehr! Scannen Sie den QR-Code, um die App herunterzuladen, oder suchen Sie sie im App Store Ihres Geräts.